Bạn có thể tiêu rất ít hoặc dành hàng ngàn đô cho những thiết bị của giai đoạn khởi nghiệp. Hãy hoãn việc mua thiết bị không cần thiết để dành cho những thiết bị quan trọng hơn và ít tốn kém hơn.
Trước hết bạn cần phải xem bạn đã sở hữu những thiết bị gì và bạn có bao nhiêu ngân sách dành cho mục đích này. Sau đó hãy nhớ đến công ty cũ, họ có bất kỳ thiết bị nào có thể bán hoặc đưa cho bạn hay không. Bạn lên danh sách những thứ mình cần: điện thoại, máy tính, máy in, photo, scan, thiết bị phác thảo, tài liệu tham khảo, đèn, bàn họp, máy trả lời điện thoại.
Máy vi tính là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp nhỏ cũng như kinh doanh nói chung. Máy tính luôn luôn thay đổi để hướng tới thế hệ tốt hơn. Vì thế, ngay khi bạn mua máy mới, có thể coi máy đó đã lỗi thời! Hãy nhớ rằng, một khi bạn đã sử dụng các phần cứng và phần mềm, bạn phải luôn nâng cấp chúng để tăng tốc độ và độ chính xác cho công việc.
Những ứng dụng phần mềm văn phòng dành cho hãng thiết kế ban đầu nên bao gồm 2 công cụ tối thiểu là excel và word. Bạn có thể cân nhắc các gói phần mềm kế toán nữa. Bạn nên nói chuyện với các đồng nghiệp và mong đợi sự giới thiệu từ họ, học từ những thất bại họ đã trải qua và tránh lặp lại sai lầm ấy.
Quyết định quan trọng tiếp theo là bạn nên mua máy tính cá nhân hay máy tính xách tay để làm việc tuy cấu hình có thể thấp hơn những máy tính "khủng" dành để thiết kế của bạn. Phần lớn các doanh nghiệp sử dụng máy tính cá nhân cho văn phòng họ. Nhưng xu hướng mới là sử dụng máy tính xách tay bởi sự lưu động và linh hoạt của chúng. Bạn có thể làm việc trên máy xách tay tại nhà, tại văn phòng làm việc, trên tàu hỏa, máy bay, ngay cả ở văn phòng của khách hàng. Một lần nữa, hãy xin lời khuyên từ bạn và đồng nghiệp của bạn hoặc tự mình nghiên cứu để đưa ra quyết định chọn máy tính ít rủi ro nhất cho công ty.
Điện thoại có thể được coi là thiết bị quan trọng nhất của bất kỳ văn phòng nào! Ngày nay, bạn không chỉ nói chuyện qua điện thoại mà còn có thể gửi các tài liệu fax hay nối đường dây điện thoại với máy tính bằng modem để gửi và nhận thông tin. Bởi chúng ta đang sống trong thời đại thông tin, điện thoại sẽ trở nên ngày càng tiên tiến và phức tạp hơn.
Khi lựa chọn hệ thống điện thoại, hãy nhớ vị trí của bạn và công ty và thực tế trong việc tìm kiếm thiết bị quan trọng nhất này cho văn phòng mới của ban. Điện thoại trong văn phòng, dù là 1 cái hay cả một hệ thống có thể lên đến 100 cái, đều là phương tiện kết nối trực tiếp đến thế giới kinh doanh bên ngoài. Hãy chắc chắn rằng điện thoại của bạn chắc chắn và tiện dụng.
Cuối cùng, khi bạn bắt đầu kinh doanh và khó có thể xoay sở để có được tiếp tân, 1 chiếc máy trả lời điện thoại hoặc dịch vụ trả lời điện thoại có thể là lựa chọn thay thế. Dịch vụ trả lời điện thoại có sẵn ở mọi nơi và luôn có người để trả lời. Tuy nhiên, khách hàng sẽ nhận thấy rằng mỗi lần họ gọi đến sẽ có những người khác nhau trả lời, như thế đồng nghĩa với việc bạn không ở đó để lắng nghe họ. Nhiều khách hàng phàn nàn các dịch vụ này cũng vô cảm giống như máy móc. Ngoài ra, dịch vụ sẽ là chi phí hàng tháng, còn máy móc chỉ là chi phí trả 1 lần.
Những người nghĩ rằng sự tiếp cận là chìa khóa thành công sẽ thấy được điện thoại di động là cứu hộ kinh doanh. Sự thật là khách hàng đánh giá cao (thậm chí yêu cầu) khả năng giao tiếp với bạn bất kỳ lúc nào. Đừng để nhân viên của bạn ngại giao tiếp nhiều với khách hàng chỉ vì sợ tốn tiền! Bạn có thể trả một khoản "trợ cấp phí điện thoại" cho các nhân viên hay phải làm việc trên di động với khách hàng. Ngày nay, bạn có thể tìm thấy máy fax, máy in, photo và scan trong bất kỳ công ty nhỏ nào. Những doanh nghiệp lớn có thể dùng đến cả máy đa chức năng.
Và cuối cùng, bạn không thể thiếu những món nội thất bắt buộc như bàn ghế giám đốc, bàn ghế nhân viên và bàn ghế tiếp khách, trong phòng họp hay tại nhiều vị trí.
Một lần nữa, bạn không thể vội vàng quyết định mà hãy trao đổi với đồng nghiệp để tìm ra giải pháp mua máy hợp lý nhất.